FacebookのCEOザッカバーグは会議を効率化するために2つのシンプルで、効果的な戦略を取り入れました。
- 会議の資料は事前に配布する。会議の時間は議論をすることに集中する。
- 会議がはじまる前に、議論をするのか、決断をするのか、会議の目的を明確にする。
事前に資料を配布することで、参加者はあらかじめ資料に目を通すことができ、資料の説明は短時間にして、すぐに議論に入ることができます。
また、会議がダラダラと続いてしまう最大の要因は、その会議のゴールが明確になっていないためです。会議のゴールが議論なのか、決断なのかを明確にすることが大切です。
「会議を短くする方法を議論して、対策を決める」のような議論と決断、両方とも必要な要素については、「会議を短くする方法を議論する」と「会議を短くする対策を決める」という2つの議題に分けて、議論と決断を同時に行わないことが大切です。
決断が必要な要素については、「誰が決断をするか」、会議での最終決定者を明確にする必要があります。最終決定者が居ないのに、決断が必要なことについての会議を開催しても全く意味がありません。